Ketentuan permohonan liputan bagi sivitas akademika UMY adalah :
- Permohonan peliputan diajukan maksimal empat hari sebelum hari H.
- Pemohon harus mengirimkan surat permohonan peliputan yang mencantumkan:
- Nama kegiatan
- Tempat kegiatan
- Tanggal dan waktu kegiatan
- Narasumber
- Narahubung
Ketentuan peliputan yang menjadi prioritas adalah:
- Apabila permohonan peliputan dilakukan pada H-1, peliputan akan disesuaikan dengan timeline jurnalis.
- Peliputan akan mengutamakan kegiatan universitas, dan diikuti tingkat unit, fakultas, program studi, dan kemahasiswaaan yang mengandung nilai berita internasional dan/atau nasional, serta sesuai dengan visi misi UMY.
- Berita yang bersifat internal UMY akan diliput apabila tidak terdapat berita prioritas. Namun, pihak penyelenggara kegiatan bisa mengirimkan rilis berita ke alamat surel bhp@umy.ac.id
Ketentuan penulisan rilis kegiatan yang bisa dikirimkan sivitas UMY kepada BHP UMY adalah sebagai berikut:
- Rilis yang ditulis harus memuat unsur standar berita 5W+1H (What, Who, When, Why, Where dan How)
- Rilis harus menjelaskan isu yang diangkat dalam kegiatan yang dilaksanakan, bukan menjelaskan alur kegiatan atau bukan berita acara.
- Rilis berita harus memuat kutipan langsung (“…. ,” ujar/jelas (narasumber)) dan kutipan tidak langsung (menurut (narasumber) ….).
- Menyertakan minimal 3 foto dengan ukuran minimal 1 MB/1000 KB/foto sebagai file lampiran.
- Rilis harus mencantumkan narahubung dan dikirimkan dalam format .doc (untuk berita) dan format .jpg (untuk lampiran foto) ke alamat surel bhp@umy.ac.id
Ketentuan permohonan pembelian koran bagi sivitas UMY adalah sebagai berikut:
- Permohonan pembelian koran diajukan maksimal satu minggu sebelum hari H.
- Menyiapkan rilis dan/atau narasumber yang akan diwawancara (merujuk pada “Penulisan Rilis Kegiatan”).
- Berita untuk pembelian koran harus mengandung nilai berita internasional dan/atau nasional, serta sesuai dengan visi dan misi UMY.
- Menyertakan minimal tiga foto dengan ukuran minimal 1 MB/1000 KB/foto sebagai file lampiran.
- Rilis harus menyantumkan narahubung dan dikirimkan dalam format .doc (untuk berita) dan format .jpg (untuk lampiran foto) ke alamat surel bhp@umy.ac.id
Ketentuan permohonan mengundang media eksternal/wartawan media partner BHP UMY adalah sebagai berikut:
- Permohonan pengundangan wartawan diajukan maksimal satu minggu sebelum hari H.
- Kegiatan yang dapat mengundang wartawan harus mengandung nilai berita internasional dan/atau nasional, serta sesuai dengan visi dan misi UMY.
- Surat permohonan pengundangan wartawan harus mencantumkan:
- Nama kegiatan
- Tempat kegiatan
- Tanggal dan waktu kegiatan
- Narasumber
- Narahubung
- Menyiapkan rilis kegiatan terkait untuk wartawan (merujuk pada ketentuan “Penulisan Rilis Kegiatan”).