Berita

Peran protokoler sangat penting dalam menentukan suksesnya suatu acara. Selain itu, protokol yang benar dapat membantu meningkatkan citra sebuah institusi, khususnya universitas. Sebaliknya, gagalnya suatu kegiatan protokoler akan berdampak negatif pada citra instansi tersebut.

“Protokol yang benar akan memberikan citra kepada institusi kita. Apakah itu baik, apakah tidak baik dari pandangan orang-orang, itu tercermin dari bagaimana terselenggaranya kegiatan itu,” ujar Ir. Nafi Ananda Utama, Sekretaris UMY dalam acara Protokol Teaching yang diadakan oleh Biro Humas dan Protokol Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (BHP UMY), Jumat (23/6) di Gedung K.H Ibrahim lantai 5 UMY.

Menyadari akan pentingnya protokol tersebut, UMY selalu berupaya memberikan pelayanan terbaik terhadap tamu-tamu yang berkunjung ke UMY.

“Kalau kita berbicara soal citra, setiap perguruan tinggi itu memerlukan citra yang baik. Kalau kita bisa memberikan pelayanan yang baik, kita bisa meningkatkan citra universitas kita. Sehingga melalui kegiatan ini harapanya kita bisa bersama-sama mengangkat citra UMY di hadapan tamu-tamu yang akan berkunjung ke universitas kita,” tutur Nafi.

Menurutnya, UMY mempunyai SOP sendiri terkait keprotokoleran yang belum banyak dipahami oleh unit-unit yang ada di UMY. Menyadari akan hal itu, sehingga ia memandang perlu sekaligus mengapresiasi pelatihan keprotokoleran ini.

“Menjadi moderator atau MC itu hanya bagian kecil dari kegiatan keprotokoleran. UMY punya SOP sendiri yang menjadi acuan atau landasan ketika menyelenggarakan sebuah acara resmi. Saya sangat mengapresiasi kegiatan ini untuk meningkatkan kapasitas kita di dalam menjamu tamu khususnya pemerintah,” imbuh Nafi.

Selain itu, Ia juga mengingatkan untuk tidak mengabaikan hal-hal penting seperti penempatan kursi tamu, meja, urutan pidato, rundown acara, dan lain-lain.

“Kadang-kadang kita mengabaikan tamu duduk dimana, mejanya harus seperti apa, call seat nya harus seperti apa, atau rundownya, itu semua ada aturannya. Siapa yang harus pidato pertama, siapa setelahnya, bagaimana jika ada tamu pejabat yang datang terlambat padahal kursi di depan sudah kosong. Hal-hal seperti itu yang harus dipelajari,” pungkas Nafi.

Dalam kegiatan protokol teeching ini, Kepala BHP UMY, Hijriyah Oktaviani S.IP, M.M sebagai salah satu pembicara menerangkan berbagai hal yang berkaitan dengan keprotokolan, mulai dari acara kenegaraan sampai acara resmi tingkat universitas. Ia menjelaskan tentang berbagai acara resmi diatur jika yang menjadi tamu adalah pemerintah atau lembaga negara.

Selanjutnya, pembicara lainnya, Jen Salafian S.IP, M.A berbagi banyak pengalamannya saat menjadi LO (Liaison Officer). Ia mengungkapkan bahwa kemampuan komunikasi, multitasking, kemampuan berpikir kritis, tanggung jawab dan problem solving merupakan skill yang sangat dibutuhkan saat menjadi LO.